Samtalestøtte for arbeidsgiver

Tilbake

Lovverk og rutiner forteller deg hva du skal gjøre for å forebygge og følge opp sykefravær. Gode samtaler er en metode for hvordan du fyller lovkravene, slik at de gir størst verdi for deg og medarbeiderne dine.

Gode samtaler bidrar til:

  • lavt sykefravær og god lønnsomhet
  • motiverte medarbeidere og godt arbeidsmiljø
  • at du fyller dine lovpålagte plikter som arbeidsgiver

En samtale for å forebygge eller følge opp sykefravær handler om arbeidssituasjonen.

En samtale bør gjennomføres når

  • Du eller din medarbeider opplever utfordringer med arbeidet og det skyldes sykdom eller andre forhold.
  • Medarbeideren står i fare for å bli sykmeldt.
  • Medarbeideren er sykmeldt.
  • Medarbeideren har vært sykmeldt.
Du kan stille spørsmål som handler om fravær og forhold på arbeidsplassen.
  • Mulighetene til å utføre egne eller alternative arbeidsoppgaver.
  • Behov for tilrettelegging.
  • Om medarbeideren kjenner til rutiner og tilretteleggingsmuligheter i deres virksomhet.
  • Hvor lenge medarbeideren tror fraværet vil vare.
  • Om det er forhold på arbeidsplassen som påvirker sykefraværet eller helsesituasjonen.
  • Om medarbeideren ønsker kontakt med NAV, bedriftshelsetjenesten eller andre samarbeidspartnere for å få hjelp med tilrettelegging og oppfølging.
Husk at du ikke kan kreve opplysninger om diagnose, behandling og forhold hjemme.
  • Gjennomfør samtalen tidlig.
  • Snakk om arbeidsoppgaver og muligheter på arbeidsplassen, ikke diagnose.
  • Lytt til medarbeideren, gi muligheter til å fortelle og bidra med løsninger.
  • Gjennomfør samtaler regelmessig.
  • Jobb kontinuerlig med relasjoner til alle medarbeidere og forutsigbarhet gjennom rutiner.
  • Du tør å ta de vanskelige samtalene.
  • Du påtar deg for stort ansvar for helsa til medarbeideren.
  • Fokuset handler om behandling eller forhold i privatlivet i stedet for forhold på arbeidsplassen.

Som arbeidsgiver er du ansvalig for:

  • å forebygge og følge opp sykefravær
  • å gjennomføre og dokumentere samtaler med medarbeidere
  • å sikre at medarbeideren får bidra til å finne løsninger

Trygghet oppnår du når det er en god relasjon mellom deg og medarbeiderne, og at rammene rundt samtalen er forutsigbare for alle. Å vise forståelse i møte med medarbeider setter gode forutsetninger for samarbeidet videre.

  • Hvordan ville du selv likt å bli møtt?
  • Hvordan er din relasjon og holdning til medarbeideren, og hvordan kan dette påvirke dialogen?
  • Hvor trygg føler du deg på å gjennomføre samtaler?

Rutiner bør evalueres og justeres hvis de ikke bidrar til forutsigbarhet.

  • Hvordan bidrar sykefraværsrutinene i din virksomhet til forutsigbarhet rundt oppgaver og ansvar?
  • Bruk sykefraværsrutinene i din virksomhet, for å skape forutsigbarhet for deg og medarbeideren.
  • Finn ut om du kan få hjelp av noen i din virksomhet eller i interne systemer.

Arbeidet med rutiner bør settes inn i arbeidsplassens plan for å forebygge sykefravær slik at du kan dokumentere arbeidet.

Legg en plan for hva du ønsker å oppnå og hvordan du kan gjennomføre samtalen. Husk å lytte til medarbeiderens behov.

  • Hva er dine mål med samtalen?
  • Noter ned målet, og ha det framme når du er i samtalen.
  • Noen eksempler på mål kan være:
    • Skape trygghet og tillit
    • Beholde kontakt
    • Planlegge drift
    • Avklare om målet er å komme tilbake helt eller delvis til egen stilling
    • Starte en dialog om tilrettelegging
    • Avklare om det er behov for ny, endret eller mer kompetanse hos medarbeieren
  • Hva har du observert?
  • Hvis du skal ta opp et tema du synes er vanskelig, bør du bør være konkret og tydelig på dine observasjoner.
  • Eksempler på observasjoner kan være:
    • Endringer i utførelsen av arbeidsoppgaver
    • Endring i atferd
    • Økning, endring eller mønster i fravær
  • Husk å gi konkrete eksempler på det medarbeideren er god på også.
  • Noter gjerne ned og ta med i samtalen.
  • Du kan fortelle hvordan du tolker observasjonene, og gi medarbeideren anledning til å korrigere.
  • Avtal tid og sted som passer deg og medarbeideren.
  • Samtalen kan gjennomføres digitalt eller utenfor arbeidsplassen hvis det passer best.
  • Les mer om “Enkle tips for digitale samtaler” lenger ned på siden.
  • Gjør medarbeideren kjent med mål og tema for møtet på forhånd. Når begge er forberedt, blir det enklere å finne løsninger sammen.
  • Du kan sende tema eller spørsmål til medarbeideren på forhånd.
  • Velg noen av de viktigste fra eksemplene under “Gjennomfør samtalen ved å” lenger ned på siden.
  • ønske velkommen
  • informere om tidsrammene for møtet
  • informere om målet med møtet
  • gå igjennom agenda
  • spørre om medarbeideren har innspill til mål og agenda

Din oppgave er å legge til rette for at medarbeideren kan beskrive hvordan arbeidsoppgavene og arbeidsdagen oppleves.

  • Bruk åpne spørsmål med spørreord som hva, hvor, hvordan, hvem eller når.
  • Unngå ordet “hvorfor”. Hvorfor kan ofte oppleves som en anklage eller for å fordele skyld.
  • Tål stillhet slik at medarbeideren får tid til å tenke før svarene kommer.
  • arbeidsoppgaver
  • arbeidstid
  • samarbeid
  • arbeidsmiljø
  • tidligere tiltak
  • stillingsprosent

Velg noen av eksemplene som er relevante for akkurat denne samtalen.

  • Hvordan vil du beskrive arbeidsdagen din?
  • Hvilke av arbeidsoppgavene dine er du frisk nok til å utføre?
  • Hvilke av arbeidsoppgavene dine er vanskelige å utføre?
  • Hvilke oppgaver trives du best med?
  • Hvordan vil du beskrive arbeidsmiljøet?
  • Hva synes du er positivt, og hva tenker du kan forbedres?
  • Hvordan vil du beskrive stressnivået?
  • Hvordan påvirker arbeidsmiljøet sykefraværet ditt?
  • Hvordan opplever du samarbeidet med kolleger/ledere?
  • Hva motiverer deg mest akkurat nå?
  • Hva oppfatter du som dine styrker nå?

Hvis medarbeideren beskriver arbeidsoppgaver og arbeidssituasjon først, kan det bli enklere å se løsningsforslag selv. Egne løsningsforslag gir ofte økt motivasjon ved gjennomføring.

Snakk om det som skal skje framover i tid og på hvilke muligheter som finnes.

  • tilpasse arbeidsoppgaver eller arbeidsinnhold
  • tilpasse arbeidstid, arbeidstempo eller tidskrav
  • tilpasse organisering av arbeidet
  • tilpasse samarbeid og samhandling med andre
  • alternative arbeidsoppgaver
  • behov for informasjon og tilbakemeldinger
  • arbeidsmiljø
  • kompetanse
  • fysisk utforming av arbeidsplassen
  • hjelpemidler
  • andre forhold

Velg noen av eksemplene som er relevante for akkurat denne samtalen.

  • Hva ville være god og støttende hjelp for deg i en travel arbeidsdag?
  • Hva vil du oppleve som god støtte?
  • Hva kan jeg som leder hjelpe deg med, når det gjelder arbeidsoppgaver?
  • Hvordan kan jeg som leder hjelpe deg med å få en mindre stressende arbeidsdag?
  • Hvilke av arbeidsoppgavene dine kan du utføre med tilrettelegging?
  • Hvilke alternative arbeidsoppgaver kan du utføre?
  • Hvordan bør tiden disponeres?
  • Hvordan kan endringer i tempo, arbeidstid eller arbeidssted øke mulighetene for arbeid?
  • Hvordan bør arbeidsdagen se ut dersom du skal kunne klare den, helt eller delvis?
  • Hvilke løsninger ser du for deg?
  • Hvordan vil den ideelle arbeidssituasjonen være for deg akkurat nå?
  • Hvilke tiltak bør vi prøve først?

En samtale om arbeidssituasjonen avsluttes med at du og medarbeideren oppsummerer det dere er blitt enige om og at dere lager en plan for videre oppfølging.

Det er lurt med flere korte oppsummeringer til hvert punkt dere har avtalt. Bruk spørsmål som kan besvares med ja eller nei for å sjekke at dere har felles forståelse.

Dersom medarbeideren er sykmeldt er det pålagt å utarbeide en oppfølgingsplan.

Les mer om oppfølgingsplan på nav.no.

  • dato for neste samtale og hvor ofte samtaler skal gjennomføres
  • avtaler, tilrettelegginger og tiltak
  • om tilretteleggingen er midlertidig eller permanent
  • hvor lenge de midlertidige tiltakene varer og tidsfrister
  • avklare om det er behov for å informere andre kollegaer om tilrettelegging som er avtalt
  • hvem som er ansvarlig for å følge opp
  • om det er behov for videre avklaring eller hjelp fra andre

Av og til blir du og medarbeideren ikke enige om løsningene og det er greit. Da dokumenterer du begges synspunkter i oppsummeringen eller oppfølgingsplanen.

Tips: gjennomfør flere samtaler regelmessig.

Når en medarbeider sliter psykisk så vil du ofte kunne se endringer i måten arbeidsoppgavene blir utført eller måten samhandlingen med andre foregår. Endringene kan komme til uttrykk på forskjellige måter.

Mulige konsekvenser på jobb kan være:

  • Problemer med å forstå og huske informasjon
  • Utfordringer med å gjøre flere oppgaver samtidig
  • Vanskeligheter med å prioritere og ferdigstille oppgaver
  • Problemer med å beregne tid
  • Virker sliten, og slutter å ta initiativ
  • Virker motløs og irritabel, og kan oppleves vanskelig
  • Konsentrasjonsproblemer eller kan virker fraværende
  • Utfordringer med å samarbeide og forholde seg til andre mennesker
  • Trekker seg unna sosiale aktiviteter, orker ikke å være sammen med kollegaer

Alle kan ha en dårlig dag, og det er lov.

  • Hvor mange dårlige dager skal en medarbeider ha før du tar initiativ til en samtale?
  • Hvordan møter du som leder og de øvrige kollegaene en medarbeider med utfordringer?
  • Husk forberedelse og struktur også i digitale samtaler.
  • Bli enige om tittel på avtalen når du bruker digital innkalling og digitale møterom. Husk personvernet til medarbeideren du skal snakke med.
  • La kamera være på.
  • Det er bedre med flere korte, enn en lang digital samtale.
  • Digitale samtaler trenger trygghet og gode relasjoner.
  • Gi medarbeideren rom til å fortelle, tål pauser og stillhet.
  • Bruk sikre digitale verktøy for å ivareta personvern og taushetsplikt
  • Hvis dere har mulighet, kan dere skrive referat eller oppfølgingsplan sammen og underveis i samtalen.
  • Bruk tid på å bli kjent med alle dine medarbeidere.
  • Er det sider ved deg selv du bør styrke eller dempe i møte med medarbeideren?
  • Vær forutsigbar.
  • Vis at du har tillit til medarbeideren.
  • Vær en støttende og tydelig leder.
  • Hvordan opplevdes samtalen for medarbeider? Be om ærlig tilbakemeldinger.

Du og medarbeideren din vil raskere finne løsninger sammen hvis dere møtes i samtalen med gjensidige forventninger til hva som er mulig.

Vi anbefaler arbeidsplasser å ha oversikt over hvilke tilretteleggingsmuligheter som finnes.

Oversikten bør utarbeides sammen med medarbeiderne dine eller sammen med verneombud og tillitsvalgte. Hensikten er en felles vurdering av hvilken tilrettelegging er mulig hos dere.

  • Hvilke tilretteleggingsmuligheter finnes på deres arbeidsplass og ellers i organisasjonen?
  • Hvor går grensene for ditt handlingsrom til å lage avtaler? Er det behov for å gjøre avklaringer?
  • Undersøk om det finnes en oversikt over tilretteleggingsmuligheter for din arbeidsplass, hvis dere har en personalavdeling kan disse ofte hjelpe deg
  • Vurder om du bør dele oversikt over tilretteleggingsmuligheter med medarbeideren før samtalen
  • Lag en plan for å lære mer.
  • Hva du trenger å vite mer om?
  • Hvordan kan du lære mer?
  • Når du skal gjennomføre?
  • Husk å ta med tillitsvalgte og verneombud slik at dere sammen lærer mer om tilrettelegging.

NAV hjelper virksomheter med å forebygge sykefravær. Du får digitale tjenester og veiledning for å gjennomføre enkeltsamtaler. NAV kan også gi mer omfattende rådgivning hos dere på arbeidsplassen.

Kontakt NAVLes mer om NAVs tjenester for å forebygge sykefravær.