Samtalestøtte for arbeidsgiver

Du får hjelp til å gjennomføre samtaler med medarbeiderne og bruke erfaringene til forebyggende arbeid

https://arbeidsgiver.nav.no/samtalestotte

Samtaleverktøy

En samtale om arbeidssituasjonen gjennomføres hvis

  • du eller din medarbeider opplever utfordringer med arbeidet og det skyldes sykdom eller andre forhold
  • medarbeideren står i fare for å bli sykmeldt
  • medarbeideren er sykmeldt
  • medarbeideren har vært sykmeldt

Det finnes ingen oppskrift på en god samtale som gjelder alle situasjoner. Men det finnes noen grep som ofte bidrar til gode samtaler.

Du kan stille spørsmål til medarbeideren som handler om forhold på arbeidsplassen.

  • Mulighetene til å utføre egne eller alternative arbeidsoppgaver.
  • Behov for tilrettelegging.
  • Om medarbeideren kjenner til rutiner og tilretteleggingsmuligheter i deres virksomhet.
  • Hvor lenge medarbeideren tror fraværet vil vare.
  • Om det er forhold på arbeidsplassen som påvirker sykefraværet eller helsesituasjonen.
  • Om medarbeideren ønsker kontakt med NAV, bedriftshelsetjenesten eller andre samarbeidspartnere for å få hjelp med tilrettelegging og oppfølging.

Husk at sykefravær ikke er en privatsak, det påvirker arbeidsplassen.
Diagnose, behandling og forhold hjemme er privat.

  • Lytt til hva medarbeideren har å si.
  • Snakk om arbeidsevne, ikke diagnose.
  • Bygg på medarbeiderens motivasjon.
  • La medarbeideren komme med de gode løsningene.
  • Ikke hopp rett til konklusjoner og løsninger.
  • Gjennomfør samtaler regelmessig.

Slik gjennomfører du en nyttig samtale om arbeidssituasjonen

Samtalen kan deles inn i faser. Vi har gjort det enkelt for deg å forstå innholdet og bruke det aktivt i din hverdag.

Lederens rolle i en samtale om arbeidssituasjonen

  • Du er ansvarlig for å gjennomføre og dokumentere samtaler om arbeidssituasjonen.
  • Ditt ansvar begrenser seg til å snakke om forhold på arbeidsplassen.
  • Din viktigste oppgave er å få medarbeideren til å snakke.

Kjente fallgruver

  • Du påtar deg for stort ansvar for helsa til medarbeideren.
  • Fokuset handler om behandling eller forhold i privatlivet.

Tema for samtalen

En samtale om arbeidssituasjon handler om
  • gjennomgang av arbeidsoppgaver
  • vurdering av hvilke oppgaver som kan gjennomføres med eller uten tilrettelegging eventuelt alternative arbeidsoppgaver
  • plan for videre oppfølging

Noen tips til egen forberedelse før samtalen

  • Hva er dine mål med samtalen?
  • Hvordan er din relasjon og holdninger til medarbeideren, og hvordan kan dette påvirke dialogen?
  • Hva har du observert? Du kan være tydelig på dine observasjoner og hvordan du tolker disse, men gi medarbeideren anledning til å korrigere hvis du har tatt feil.
  • Hvilke tilretteleggingsmuligheter finnes på egen arbeidsplass og eventuelt ellers i organisasjonen og hvor er grensene for ditt handlingsrom?
  • Les mer om tilrettelegging.
  • Les mer om NAVs virkemidler.

Praktiske råd

  • Avtal tid og sted som passer deg og medarbeideren.
  • Samtalen kan gjennomføres digitalt eller utenfor arbeidsplassen hvis det passer best.
  • Gjør medarbeideren kjent med mål og tema for møtet på forhånd. Når begge er forberedt, blir det enklere å finne løsninger sammen.
  • Du kan sende spørsmål til medarbeideren på forhånd. Velg noen av de viktigste for deg fra eksemplene i fase tre og fire.

Å innlede en samtale handler om å skape trygghet, sette rammer og klargjøre mål og hensikt.
Rammene hjelper dere med å holde fokus og tid.

Vanlige tema i innledning:

  • ønske velkommen
  • informere om tidsrammene for møtet
  • informere om målet med møtet
  • gå igjennom agenda
  • spørre hva medarbeideren tenker om mål og agenda

En samtale om arbeidssituasjonen handler om medarbeideren. Din oppgave er å legge til rette for at medarbeideren kan beskrive hvordan arbeidsoppgavene og arbeidsdagen oppleves. Unngå å stille for mange spørsmål etter hverandre uten å la medarbeideren få tid til å svare.

Vanlige tema i samtalen om arbeidssituasjonen:

  • arbeidsoppgaver
  • arbeidstid
  • samarbeid
  • arbeidsmiljø
  • tidligere tiltak

Eksempler på spørsmål:

  • Hvordan vil du beskrive arbeidsdagen din?
  • Hvilke av arbeidsoppgavene dine kan du fortsatt utføre?
  • Hvilke av arbeidsoppgavene dine er vanskelige å utføre?
  • Hvordan vil du beskrive arbeidsmiljøet?
  • Hva synes du er positivt, og hva tenker du kan forbedres?
  • Hvordan vil du beskrive stressnivået?
  • Hvordan påvirker arbeidsmiljøet sykefraværet ditt?
  • Hvordan opplever du samarbeidet med kolleger/ledere?
  • Hva motiverer deg mest akkurat nå?
  • Hva oppfatter du som dine styrker nå?

Velg noen av eksemplene som er relevante for akkurat denne samtalen.

Det er nyttig å sikre en felles forståelse av arbeidssituasjonen før dere går videre til å snakke om løsninger og tiltak. Medarbeidere som uttrykker løsningsforslag selv, vil ofte få økt motivasjon ved gjennomføring.

Husk at dersom medarbeideren har negative erfaringer, for eksempel at tiltak ikke har fungert, bør du anerkjenne dette. Fokuset bør ligge framover i tid og på hvilke muligheter som finnes.

Vanlige tema når dere finner løsninger sammen:

  • tilpasse arbeidsoppgaver eller arbeidsinnhold
  • tilpasse arbeidstid, arbeidstempo eller tidskrav
  • tilpasse organisering av arbeidet
  • tilpasse samarbeid og samhandling med andre
  • alternative arbeidsoppgaver
  • behov for informasjon og tilbakemeldinger
  • arbeidsmiljø
  • kompetanse
  • fysisk utforming av arbeidsplassen
  • hjelpemidler
  • andre forhold

Eksempler på spørsmål:

  • Hvilke av arbeidsoppgavene dine kan du utføre med tilrettelegging?
  • Hvilke alternative arbeidsoppgaver kan du utføre?
  • Hvordan bør tiden disponeres?
  • Hvordan kan endringer i tempo, arbeidstid eller arbeidssted øke mulighetene for arbeid?
  • Hvordan bør arbeidsdagen se ut dersom du skal kunne klare den, helt eller delvis?
  • Hvilke løsninger ser du for deg?
  • Hvordan vil den ideelle arbeidssituasjonen være for deg akkurat nå?
  • Hvordan ser du for deg veien videre?
  • Hvordan ser du for deg det videre sykmeldingsforløpet?
  • Hvilke tiltak bør vi prøve først?
Velg noen av eksemplene som er relevante for akkurat denne samtalen.

En samtale om arbeidssituasjonen avsluttes med at du og medarbeideren oppsummerer.
Dersom medarbeideren er sykmeldt er det pålagt å utarbeide en oppfølgingsplan.

Les mer om oppfølgingsplan

Vanlige tema i avslutningen:

  • avtaler, tilrettelegginger og tiltak
  • om tilrettelegging er midlertidig eller permanent
  • hvor lenge de midlertidige tiltakene varer og tidsfrister
  • dato for neste samtale og hvor ofte samtaler skal gjennomføres
  • hvem som er ansvarlig for å følge opp
  • om det er behov for videre avklaring eller hjelp fra andre

Av og til blir du og medarbeideren ikke enige om løsningene og det er greit.

Da dokumenterer du begges synspunkter i oppsummeringen eller oppfølgingsplanen.

Tips: gjennomfør flere samtaler regelmessig.

Hvordan er situasjonen hos dere?

  • Lavt sykefravær og god dialog fører til motiverte medarbeidere og god lønnsomhet.
  • Systematisk arbeid med arbeidsmiljøet er en lovpålagt oppgave. Evaluering av samtaler om arbeidssituasjonen gir en verdifull kartlegging. Denne bør du bruke når du jobber med forebyggende arbeidsmiljøarbeid.
  • Vi hjelper deg videre med relevante tips ut fra dine svar.

Bidro sykefraværsrutinene på arbeidsplassen til forutsigbarhet rundt oppgaver og ansvar?


Var rutinene kjent for både deg og medarbeideren i forkant av samtalen?


Kjente du og medarbeideren til tilretteleggingsmuligheter på egen arbeidsplass?