Samtalestøtte for arbeidsgiver
https://arbeidsgiver.nav.no/samtalestotte
Hvorfor bruke tid på samtaler?
Å forebygge og følge opp sykefravær er et krav i loven. Å ha gode samtaler med medarbeiderne dine er den beste måten å fylle lovkravene på.
Gode samtaler bidrar til:
- lavt sykefravær og god lønnsomhet
- motiverte medarbeidere og godt arbeidsmiljø
- at du fyller dine lovpålagte plikter som arbeidsgiver
En samtale for å forebygge eller følge opp sykefravær handler om arbeidssituasjonen.
En samtale bør gjennomføres når
- Du eller din medarbeider opplever utfordringer med arbeidet og det skyldes sykdom eller andre forhold.
- Medarbeideren står i fare for å bli sykmeldt.
- Medarbeideren er sykmeldt.
- Medarbeideren har vært sykmeldt.
- Mulighetene til å utføre egne eller alternative arbeidsoppgaver.
- Behov for tilrettelegging.
- Om medarbeideren kjenner til rutiner og muligheter for tilrettelegging i deres virksomhet.
- Hvor lenge medarbeideren tror fraværet vil vare.
- Om det er forhold på arbeidsplassen som påvirker helsa eller sykefraværet.
- Om medarbeideren ønsker kontakt med NAV, bedriftshelsetjenesten eller andre for å få hjelp.
- Gjennomfør samtalen tidlig.
- Snakk om arbeidsoppgaver og muligheter på arbeidsplassen, ikke diagnose.
- Lytt til medarbeideren, gi muligheter til å fortelle og bidra med løsninger.
- Gjennomfør samtaler regelmessig.
- Jobb kontinuerlig med relasjoner til alle medarbeidere og forutsigbarhet gjennom rutiner.
- Du tør å ta de vanskelige samtalene.
Kjente fallgruver
- Du påtar deg for stort ansvar for helsa til medarbeideren.
- Fokuset handler om behandling eller forhold i privatlivet i stedet for forhold på arbeidsplassen.
Slik skaper du gode samtaler
Som arbeidsgiver er du ansvarlig for:
- å forebygge og følge opp sykefravær
- å gjennomføre og dokumentere samtaler med medarbeidere
- å sikre at medarbeideren får bidra til å finne løsninger
Forbered deg ved å:
Gode samtaler forutsetter trygghet
Gode relasjoner til medarbeiderne og forutsigbare rammer skaper trygghet. Å vise forståelse i møte med medarbeideren setter gode forutsetninger for samarbeidet videre.
- Hvordan ville du selv likt å bli møtt?
- Hvordan er din relasjon og holdning til medarbeideren, og hvordan kan dette påvirke dialogen?
- Hvor trygg føler du deg på å gjennomføre samtaler?
Dette kan du gjøre:
på kort sikt:
- Planlegg bruk av samtaleteknikker for å sikre medvirkning i samtalen. Les mer i heftet «Den viktige samtalen» hos idebanken.
- Be om veiledning før samtalen. Veiledning kan du få fra kollegaer, bedriftshelsetjenesten, NAV eller andre med kompetanse på samtaler.
over tid og som kontinuerlig arbeid:
- Lær mer om samtaler og samtaleteknikker. Les mer i heftet «Den viktige samtalen» hos idebanken.
- Jobb aktivt med å bygge trygge relasjoner til alle dine medarbeidere. Se «Gode grep for å bygge relasjoner» lengre ned på siden.
Gode rutiner effektiviserer arbeidet og skaper forutsigbarhet for deg og din medarbeider.
Rutiner bør evalueres og justeres hvis de ikke bidrar til forutsigbarhet.
- Hvordan bidrar rutiner for sykefravær til forutsigbarhet rundt oppgaver og ansvar i din virksomhet?
Dette kan du gjøre:
på kort sikt:
- Bruk rutinene i din virksomhet for å skape forutsigbarhet for deg og medarbeideren.
- Finn ut om du kan få hjelp av noen i din virksomhet eller i interne systemer.
over tid og som kontinuerlig arbeid:
- Evaluer rutinene dine. Gå til sjekkliste hos idébanken.
- Utarbeid rutiner for sykefravær. Les mer om hvordan dere kan lage rutiner hos Idébanken.
- Informer alle ansatte om rutinene og hvor de finner dem.
Tips:
Arbeidet med rutiner bør settes inn i arbeidsplassens plan for å forebygge sykefravær slik at du kan dokumentere arbeidet.
Legg en plan for hva du ønsker å oppnå og hvordan du kan gjennomføre samtalen. Husk å lytte til medarbeiderens behov.
- Hva er dine mål med samtalen?
Noter ned målet, og ha det framme når du er i samtalen.
Noen eksempler på mål kan være:- Skape trygghet og tillit
- Beholde kontakt
- Planlegge drift
- Avklare om målet er å komme tilbake helt eller delvis til egen stilling
- Starte en dialog om tilrettelegging
- Avklare om det er behov for ny, endret eller mer kompetanse hos medarbeideren
- Hvor trygg er du når du skal strukturere samtalen? Velg tema og hjelpespørsmål lenger ned på siden. Klikk her for å gå til avsnittet som beskriver hvordan du gjennomfører samtalen.
- Hva har du observert?
Vær konkret og tydelig på dine observasjoner. Dette gjør det enklere å ta opp temaer som er vanskelige.
Eksempler på observasjoner kan være:- Endringer i utførelsen av arbeidsoppgaver
- Endring i atferd
- Økning, endring eller mønster i fravær
- Avtal tid og sted som passer deg og medarbeideren.
- Samtalen kan gjennomføres digitalt eller utenfor arbeidsplassen hvis det passer best.
- Les mer om «Enkle tips for digitale samtaler» lenger ned på siden.
- Gjør medarbeideren kjent med mål og tema for møtet på forhånd. Når begge er forberedt, blir det enklere å finne løsninger sammen.
- Du kan sende tema eller spørsmål til medarbeideren på forhånd. Du finner gode eksempler som du kan velge fra i neste avsnitt, som heter «Gjennomfør samtalen ved å».
Gjennomfør samtalen ved å:
Å innlede en samtale handler om å skape trygghet, sette rammer og klargjøre mål og hensikt. Rammene hjelper dere med å holde fokus og tid.
Vanlige tema i innledning:
- ønske velkommen
- informere om tidsrammene for møtet
- informere om målet med møtet
- gå igjennom agenda
- spørre om medarbeideren har innspill til mål og agenda
En samtale for å forebygge eller følge opp sykefravær handler om medarbeideren.
Din oppgave er å legge til rette for at medarbeideren kan beskrive hvordan arbeidsoppgavene og arbeidsdagen oppleves.
Tips:
- Bruk åpne spørsmål med spørreord som hva, hvor, hvordan, hvem eller når.
- Unngå ordet «hvorfor». Hvorfor kan ofte oppleves som en anklage eller for å fordele skyld.
- Tål stillhet slik at medarbeideren får tid til å tenke før svarene kommer.
Vanlige tema i samtalen om arbeidssituasjonen:
- arbeidsoppgaver
- arbeidstid
- samarbeid
- arbeidsmiljø
- tidligere tiltak
- stillingsprosent
Eksempler på spørsmål:
Velg noen av eksemplene som er relevante for akkurat denne samtalen.
Arbeidsoppgaver
- Hvordan vil du beskrive arbeidsdagen din?
- Hvilke av arbeidsoppgavene dine er du frisk nok til å utføre?
- Hvilke av arbeidsoppgavene dine er vanskelige å utføre?
- Hvilke oppgaver trives du best med?
Arbeidsmiljø
- Hvordan vil du beskrive arbeidsmiljøet?
- Hva synes du er positivt, og hva tenker du kan forbedres?
- Hvordan vil du beskrive stressnivået?
- Hvordan påvirker arbeidsmiljøet sykefraværet ditt?
Samarbeid og motivasjon
- Hvordan opplever du samarbeidet med kolleger/ledere?
- Hva motiverer deg mest akkurat nå?
- Hva oppfatter du som dine styrker nå?
Hjelp medarbeideren med å finne løsninger.
La medarbeideren beskrive situasjonen og arbeidsoppgavene. Da kan det være enklere å se egne løsninger. Egne løsningsforslag gir økt motivasjon.
Tips:
Snakk om det som skal skje framover i tid og på hvilke muligheter som finnes.
Vanlige tema når dere finner løsninger sammen:
- tilpasse arbeidsoppgaver eller arbeidsinnhold
- tilpasse arbeidstid, arbeidstempo eller tidskrav
- tilpasse organisering av arbeidet
- tilpasse samarbeid og samhandling med andre
- alternative arbeidsoppgaver
- behov for informasjon og tilbakemeldinger
- arbeidsmiljø
- kompetanse
- fysisk utforming av arbeidsplassen
- hjelpemidler
- andre forhold
Eksempler på spørsmål:
Velg noen av eksemplene som er relevante for akkurat denne samtalen.
Hvordan kan jeg som leder hjelpe deg?
- Hva ville være god og støttende hjelp for deg i en travel arbeidsdag?
- Hva vil du oppleve som god støtte?
- Hva kan jeg som leder hjelpe deg med, når det gjelder arbeidsoppgaver?
- Hvordan kan jeg som leder hjelpe deg med å få en mindre stressende arbeidsdag?
Løsninger
- Hvilke av arbeidsoppgavene dine kan du utføre med tilrettelegging?
- Hvilke alternative arbeidsoppgaver kan du utføre?
- Hvordan bør tiden disponeres?
- Hvordan kan endringer i tempo, arbeidstid eller arbeidssted øke mulighetene for arbeid?
- Hvordan bør arbeidsdagen se ut dersom du skal kunne klare den, helt eller delvis?
- Hvilke løsninger ser du for deg?
- Hvilke tiltak bør vi prøve først?
Oppsummer i felleskap.
En samtale avsluttes med at du og medarbeideren oppsummerer det dere er blitt enige om. Så lager dere en plan for videre oppfølging.
Tips:
Det er lurt med flere korte oppsummeringer til hvert punkt dere har avtalt. Bruk spørsmål som kan besvares med ja eller nei for å sjekke at dere har felles forståelse.
Dersom medarbeideren er sykmeldt er det pålagt å utarbeide en oppfølgingsplan. Les mer om oppfølgingsplan på nav.no.
Vanlige tema i avslutningen:
- dato for neste samtale og hvor ofte samtaler skal gjennomføres
- avtaler, tilrettelegginger og tiltak
- om tilretteleggingen er midlertidig eller permanent
- hvor lenge de midlertidige tiltakene varer og tidsfrister
- avklare om det er behov for å informere andre kollegaer om tilrettelegging som er avtalt
- hvem som er ansvarlig for å følge opp
- om det er behov for videre avklaring eller hjelp fra andre
Av og til blir du og medarbeideren ikke enige om løsningene og det er greit. Da dokumenterer du begges synspunkter i oppsummeringen eller oppfølgingsplanen.
Tips: gjennomfør flere samtaler regelmessig.
Mer inspirasjon og gode grep
Arbeid påvirker medarbeiderens psykiske helse
Når en medarbeider sliter psykisk, vil du ofte kunne se endringer. Dette kan være måten arbeidet blir utført på, eller samhandling med andre.
Mulige konsekvenser på jobb kan være:
- Problemer med å forstå og huske informasjon
- Utfordringer med å gjøre flere oppgaver samtidig
- Vanskeligheter med å prioritere og ferdigstille oppgaver
- Problemer med å beregne tid
- Virker sliten, og slutter å ta initiativ
- Virker motløs og irritabel, og kan oppleves vanskelig
- Konsentrasjonsproblemer eller kan virker fraværende
- Utfordringer med å samarbeide og forholde seg til andre mennesker
- Trekker seg unna sosiale aktiviteter, orker ikke å være sammen med kollegaer
Alle kan ha en dårlig dag, og det er lov.
- Hvor mange dårlige dager skal en medarbeider ha før du tar initiativ til en samtale?
- Hvordan møter du som leder og de øvrige kollegaene en medarbeider med utfordringer?
Dette kan du gjøre:
på kort sikt:
- Vis omsorg, spør hvordan noen har det, lytt og still krav.
- Gjennomfør flere korte samtaler. Husk: positive tilbakemeldinger og skriftlighet.
- Bruk veiledningen i «Slik skaper du gode samtaler» (lenke til egen side) til å forberede og gjennomføre en samtale om arbeid.
- Du kan be om veiledning i forkant av samtalen hvis du har behov. HR-/personalavdeling, bedriftshelsetjenesten eller NAV har erfaring og kan hjelpe deg.
- Les mer om hjelp du kan få fra NAVs arbeidsgiverlos hvis en ansatt sliter psykisk
over tid og som kontinuerlig arbeid:
- Se etter tegn fra lista over og ta initiativ til en samtale før et sykefravær oppstår.
- Les mer om «Slik kan du bidra til bedre psykisk helse på arbeidsplassen» hos idebanken.
- Husk forberedelse og struktur også i digitale samtaler.
- Bli enige om tittel på avtalen når du bruker digital innkalling og digitale møterom. Husk personvernet til medarbeideren du skal snakke med.
- La kamera være på.
- Det er bedre med flere korte, enn en lang digital samtale.
- Digitale samtaler trenger trygghet og gode relasjoner.
- Gi medarbeideren rom til å fortelle, tål pauser og stillhet.
- Bruk sikre digitale verktøy for å ivareta personvern og taushetsplikt
- Hvis dere har mulighet, kan dere skrive referat eller oppfølgingsplan sammen og underveis i samtalen.
- Bruk tid på å bli kjent med alle dine medarbeidere.
- Er det sider ved deg selv du bør styrke eller dempe i møte med medarbeideren?
- Vær forutsigbar.
- Vis at du har tillit til medarbeideren.
- Vær en støttende og tydelig leder.
- Hvordan opplevdes samtalen for medarbeider? Be om ærlig tilbakemeldinger.
Bruk eller lag en oversikt over muligheter for tilrettelegging på egen arbeidsplass
Du og medarbeideren din vil raskere finne løsninger sammen hvis dere møtes i samtalen med gjensidige forventninger til hva som er mulig.
Vi anbefaler arbeidsplasser å ha oversikt over hvilke muligheter for tilrettelegging som finnes.
Oversikten bør utarbeides sammen med medarbeiderne dine eller sammen med verneombud og tillitsvalgte. Hensikten er en felles vurdering av hvilken tilrettelegging er mulig hos dere.
- Hvilke muligheter for tilrettelegging finnes på deres arbeidsplass eller i organisasjonen?
- Hvor går grensene for ditt handlingsrom til å lage avtaler? Er det behov for å gjøre avklaringer?
Dette kan du gjøre:
på kort sikt:
- Undersøk om det finnes en oversikt over mulig tilrettelegging. Hvis dere har en personalavdeling, kan disse ofte hjelpe deg.
- Vurder om du bør dele oversikten over mulig tilrettelegging med medarbeideren før samtalen.
over tid og som kontinuerlig arbeid:
- Lag en liste over mulig tilrettelegging på deres arbeidsplass. Se beskrivelse av prosess og maler på idebanken.
Lær mer om tilrettelegging
Dette kan du gjøre:
på kort sikt:
- Les mer om arbeidsgivers plikter til å tilrettelegge på arbeidsplassen hos arbeidstilsynet.
- NAV tilbyr nettkurs (12 min) om arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og medarbeideres medvirkningsplikt i forbindelse med sykefraværsoppfølging. Gå til nettkurs.
- Les mer om tilrettelegging i sykefraværsoppfølging
- Les mer om NAVs støtteordninger ved tilrettelegging for ansatte
over tid og som kontinuerlig arbeid:
- Lag en plan for å lære mer.
- Hva du trenger å vite mer om?
- Hvordan kan du lære mer?
- Når du skal gjennomføre?
- Husk å ta med tillitsvalgte og verneombud slik at dere sammen lærer mer om tilrettelegging.
Visste du at NAV hjelper virksomheter med å forebygge sykefravær?
NAV hjelper virksomheter med å forebygge sykefravær. Du får digitale tjenester og veiledning for å gjennomføre enkeltsamtaler. NAV kan også gi mer omfattende rådgivning hos dere på arbeidsplassen.
Kontakt NAVLes mer om NAVs tjenester for å forebygge sykefravær.